Как организовать успешное мероприятие?!

Друзья здравствуйте. В прошлом своем посте о том, как прошло мероприятие у нас в ВУЗе, я заикнулся о том, что готов поделиться опытом об организации подобных мероприятий и о том, как мы это делаем. Радует то, что буквально на следующий день после этого поста мне в личку пришло сообщение такого вида: «Привет. "Подготовка, суета и другое (если кому-то интересно, как и что мы это делали, обращайтесь в личку, я с удовольствием расскажу вам об этом процессе более подробно)" - поделись опытом организации мероприятия». Это здорово, потому что кому-то это интересно. И я решил не просто ответить на эту просьбу так же в личку, а рассказать об этом публично, так как считаю, что это интересная информация и не каждый человек, сталкиваясь с подобными вещами, сможет легко и быстро организовать правильное мероприятие или встречу.

Так вот, расскажу по пунктам, как мы это делаем и что мы делаем.

• Цель.

Для начала нужно знать, что мы хотим. Будет ли это какая-то небольшая неформальная встреча или же наоборот огромное мероприятие с приглашенными гостями и большим количеством зрителей.

• Программа.

После того как мы определились, чего мы хотим нужно составить программу мероприятия. Начало, конец, выступающие и их доклады, количество времени и так далее.

• Материалы.

Так же не менее важная вещь это материалы, которые нам могут потребоваться в процессе подготовки, выступления и поощрения гостей. Это различные рекламные плакаты, оборудования для демонстраций, девайсы и подарочки.

• Обсуждение.

Ну, вот у нас есть цель, программа и список того, что нам нужно. Теперь, наверное, самый нудный процесс, если наше мероприятие нацелено на более чем 30-40 человек. Нужно договариваться с начальством, для того что бы выделили аудиторию, зал, помогли организовать встречу и все, что вам нужно из вашего списка для выступления и подготовки.

• Подготовка.

Теперь вы счастливы, так как 4-й пункт миновал и вы с трудом, но все решили. Остается совсем немного. Теперь нужно заняться личной подготовкой. Если вы выступаете не один, то ваши партнеры занимаются тем же самым. Вы берете тему, которую собираетесь раскрыть перед слушателями и готовитесь.

Помните! Презентация должна быть интуитивна, понятна, так как не все зрители могут быть настолько хорошо знакомы с той темой, о которой вы будите вещать (Как создавать презентации правильно, совсем недавно рассказывал Костя Кичинский. У меня как раз есть запись этого LM и всем кому интересно могут посмотреть. "Как делать презентации")Вы должны рассказывать, а не читать со слайдов или того хуже, с листа. Больше общения со слушателями и парочка шуток в вашем выступлении не помешают никогда. Ну и, конечно же, вы должны знать вашу тему на все 100%, так как вам могут задать совершенно свободный вопрос.

• Настройка.

Финал. И вот вы уже готовы вещать на всю страну, но есть последний пункт. Это все то оборудование и девайсы, которые вам так необходимы для выступления. Все нужно еще раз подключить, зарядить и проверить их работоспособность. И если компьютер включается, проектор транслирует на экран, Windows Phone 7 заряжен на полную и все десктопные программы работают исправно, то я могу вас поздравить – вы готовы к выступлению!

Да и еще одно маленькое дополнение. Не забывайте о Twitter, а если мероприятие глобальное, обязательно создайте в Twitter свой хештэг и постите, постите, постите!

Удачи!

Трусов Александр Николаевич
(Microsoft Student Partner)