суббота, 14 апреля 2012 г.

Как организовать успешное мероприятие?! (Пример)


После тезисного описания организации мероприятий я готов рассказать немного о том, как мы организовываем мероприятия. Этот учебный год на самом деле был очень плодотворным и на нашем счету более 30 мероприятий, как и небольших (10-30 человек), так и глобальных (более 50 человек). Но я вам расскажу о подготовки к самому большому мероприятию организованному нами за всю нашу деятельность в MSP. 
Как вы уже поняли это мероприятие от 3 Апреля 2011 года, которое получило название «Microsoft. Технологии Будущего» (http://vk.com/microsoftday).

И так, как все начиналось:
Как я уже говорил ранее, это мероприятие было для нас некой цель еще только тогда, когда мы стали партнерами компании Microsoft. Первый раз мы затронули это тему весной 2011 года. Для начала мы поговорили с Димой, так как без него это было бы обычное мероприятие организованное нами. Он поддерживал нас, но вот так как ездить к нам, в Сибирь было не так уж и дешево и удобно мы отложили это мероприятие. Ну вот, уже через полгода, в ноябре месяце на MSP-саммете в Томске, мы уже лично смогли пообщаться с Димой и там решили наверняка, что у него будет возможность посетить нас в процессе поездки по региональным финалам Imagine Cup 2012.

Теперь, когда нам было дано согласие, все пошло по тем пунктам, которые были представлены в предыдущей статье.
Нашей главной задачей было организовать большое мероприятие, более 100 человек, сделать все на высшем уровне и произвести впечатление на нашего гостя, зрителей и преподавателей. Не определившись до конца с темами наших докладов, мы отправились к проректору, мы уже тогда знали, что нас поддержат и одобрят наше желание сделать что-то глобальное на уровне ВУЗа. Мы рассказали, чего мы хотим, и Елена Геннадьевна попросила нас подготовить программу, пресс-релиз, информацию о госте и другие документы. На самом деле эта бумажная работа была слишком суетна и мы не думали, что будет все так серьезно в плане подготовки к мероприятию. Но как только все документы были готовы нами, Елена Геннадьевна, сражу же, связалась с ректором, заведующей кафедрой и прочими людьми, которые могли помочь нам в организации. Мы ознакомили всех с программой и другими нюансами мероприятия, попросили помощь в плане аппаратуры и размещения объявлений и пригласительных для гостей из других ВУЗов нашего города.

Как всегда все организовывалось достаточно медленно, но это наверное происходит в 90% случаев, когда нужно что-то оперативно организовывать, но ничего страшного, мы все взяли в свои руки. Я организовал встречу в Контакте, куда мы активно приглашали всех своих друзей и просили всех ее рекламить. Немного "побаловался" в Photoshop, для того, чтобы сделать интересные и красивые банеры.

Ну вот, остается буквально 5 дней, мы развезли пригласительные по ВУЗам, разослали приглашения по школам которые посетили в этом году, открыли регистрацию в группе и продолжали каждый день всем и вся говорить о встрече и о том, как там будет здорово.

Осталось всего два выходных, как раз то время когда можно спокойно заняться своим выступлением. Мы решили приурочить наши выступление к выходу новой операционной системе Windows 8, рассказать о ее революционном дизайне, о программировании под нее и о том, как можно заработать на этом деньги.
2-3 часа и мое выступление было полностью готово, вы можете удивиться, что слишком быстро. Мне просто повезло, так как я рассказывал и не раз подобный доклад о магазине приложений под Windows Phone 7 Marketplace и как можно заработать? разместив там свои приложения. Поэтому, подготовить доклад о Windows Store не составило особого труда.



Завтра уже встреча.
И вот небольшое изменение в программе. На финале Imagine Cup 2012 в Томске, мы заикнулись нашему коллеге, Андрею Колчанову о мероприятии и он изъявил желание поучаствовать в нем, если у него получится. Мы с удовольствием подвинулись и внесли его в нашу программу, не смотря на то, что наше начальство было удивлено такими изменениями в последний день, но мы просто не могли не дать слово нашему второму гостю.
И вот тот самый день, все оборудование немного «повыпендривалось» но потом все же поддалось нам и заработало. Раздаточные материалы (программы, анкеты, сувениры…) готовы, гости встречены, новый хештег готов к использованию и зал постепенно забивается.
14:30 и мы начинаем!

Вот так все и было, мы добились того результата, которого хотели. Мероприятие состоялось, на нем присутствовало более 100 человек. Гостям и слушателям очень понравилось.
Отдельное спасибо тем, кто помогал: Таня, Фома, Леха.

Удачи в организации подобных встреч!



Трусов Александр Николаевич
(Microsoft Student Partner)

Комментариев нет:

Отправить комментарий